Kuidas kodukontoris töötajate vahel tiimitunnet säilitada?

Olukorras, kui inimesed on kodudes ja töömeeskond on justkui laialipaisatud, eeldatakse, et inimestele meeldib kodus olla, kuid arvestada tuleks ka sellega, et kõigile see ei meeldi ega sobigi.

”Peame arvestama, et oleme väga erinevat tüüpi inimesed,” ütleb koolitaja Mats Soomre. ”Inimesed, kes ei pea suhtlemist oluliseks, tugevad mõtlejad ja analüütikud, tunnevad üldjuhul kodus töötamise üle heameelt, sest keegi ei sega neid ja nad saavad rahulikult oma mõtlemist kasutada. Ebamugavalt tunnevad end aga need, kes on loomult tugevad suhtlejad, kuid kellel puudub igapäevane suhtluskontakt.”

Juhtimisteoreetik dr. Meredith Belbin kirjutab raamatus ”Belbini teejuht”, et Meeskonnatöötaja tüüpi inimesed tunnevad ennast hästi ja motiveerituna siis, kui nad näevad, et teised meeskonnaliikmed tunnevad end hästi ja neil on kõik korras. Kui Meeskonnatöötajatel puudub igapäevane kontakt oma meeskonnaga, muutuvad nad murelikuks ja tunnevad end ebamugavalt. Kuigi peab arvestama, et kõik inimesed ei pruugi nautida kodus töötamist, saab seda olulisemalt kergemaks teha, kui vaadata ja arvestada inimeste meeskonnarolle. Samas on oluline, et ka inimesed ise oleksid teadlikud enda tugevustest ja nõrkustest. Suur oht on sattuda emotsioonide lõksu: inimesele tundub alustuseks, et pikalt kodukontoris on tore ja meeldiv olla, aga pikemas perspektiivis võib olla vastupidi, sest koduse ja töise elu segunemine võib tuua liigset segadust.

Sarnane olukord on Teostaja tüüpi inimestega, kes armastavad organiseeritud ja plaanipärast samm- sammult tegutsemist. Kui ta peab nüüd kodukontoris hüppama ühelt tegevuselt teisele (lapsed ja nende õppimine, söök ja söögi tegemine, teised pereliikmed, koerad-kassid jne.), siis ta ei saa enam oma plaani järgida ja muutub ebaefektiivseks, mis omakorda ärritab teda ja muudab veelgi ebaefektiivsemaks. ”Teostaja tüüpi inimesed või juhid peaksid ka kodus jälgima, et oleks võimalus luua oma kindel läbimõeldud plaan, kuidas ma kodus asju teen, ja sellest ka teisi pereliikmeid teavitada, et kõik vajalik saaks tehtud,” ütleb Soomre. Lisaks võib tekkida ületöötamisefekt – tööpäev ei lõpe tavapärasel ajal, vaid kestab hiliste tundideni, sest nii on mugav.

Soomre soovitab, et kõigil peres võiks selge olla, millisel hetkel keegi pereliikmetest teeb tööd ja mis hetkel mitte. Kodustele tuleks selgeks teha, et kuigi töötaja füüsiline keha asub arvuti taga, siis see ei tähenda, et ta ”kodus” oleks. Leppige kokku kasvõi lipusüsteem: punane lipp laual tähendab, et ma töötan ja ära palun tule mind segama; kollane lipp tähendab, et ma teen küll tööd, aga sa võid vajadusel tulla ja ma saan sinuga natuke aega tegeleda; rohelise lipuga võib igal hetkel tulla ja ma tegelen sinuga nii kaua, kui sul seda vaja läheb. ”Ei saa salata, sarnane süsteem oleks ka kontoris abiks,” lisab Soomre.

Millist mõju avaldab kodus töötamise olukord meeskonnale tervikuna?

Minu hea klient ütles suve teises pooles, et nad vajavad korralikku kahepäevast meeskonna koolitust, sest nad on ennast lahku töötanud. Meeskonnaliikmete vahel puudub igapäevane inimlik kontakt, kuigi nad on igapäevaselt elektrooniliste kanalite kaudu inimestega ühenduses. Alguses on see tore, ma näen ja kuulen ka video teel inimest, aga see ei ole päris see, me oleme ikkagi sotsiaalsed olevused, kes vajavad otsekontakti. Vähemasti enamik meist. Omavaheline inimlik tunnetus kipub ära kaduma ja tekivad arusaamatused, möödarääkimised ja lausa konfliktilaadsed olukorrad, kus enam ei mõisteta üksteist. Video abil suhtlemine on väga hea ja vajalik, aga see on paratamatult piiratud võimalustega ja väga paljud detailid jäävad märkamata, ütlemata, rääkimata. Ei märka isegi seda, kui meeskond tervikuna mõnuga kaasa naerab, millest on juba äärmiselt kahju. See ongi lahkutöötamine.

Mis on meeskonna toimimise ABC kaugtöö ajal?

Sa pead igal juhul leidma aega inimestega personaalselt suhtlemiseks igaühele sobiva tiheduse, rütmi ja mahuga. Videokoosolekute platvormid on viidud väga heale tasemele, aga paraku pole see piisav kvaliteetse inimliku kontakti hoidmiseks, liiga palju sotsiaalsest kontaktist jääb seal puudu. Individuaalne suhtlemine ei peaks olema ainult juhi töö, sest meeskonna juhtimist saab vaadata kui teatud koostöövormi, kus juht saab juhtida ainult siis, kui meeskond võimaldab tal juhtida. Ja ärge siis unustage märkamast, kui suhtlete mõne inimesega liiga vähe ja teistega jääte liiga pikalt jutustama. Palun arvestage, et osad inimesed küll ütlevad, et nendega pole vaja tegeleda/suhelda, aga ikkagi helistage, tundke huvi, rääkige nendega.

Millised oleks soovitused efektiivseks meeskonnatöö toimimiseks kaugtöö ajal?

Õppida üksteist paremini ja põhjalikumalt tundma, arvestades kõikide eripärasid, tugevusi ja lubatud nõrkuseid.
Loe täpsemalt, kuidas saada meeskonnatöö toimima “Meeskonnatöö on edu aluseks“

Kui suurt rolli mängib siin juhi oskus ja võimekus hoida meeskonda tervikuna ja toimivana?

Suurem osa on ikka ja alati juhi vastutus, see on paratamatu. Teisisõnu kaks kolmandikku on juhi vastutus, aga sellest pole kasu, kui meeskonnaliikmed ei lisa sinna oma kolmandikku juurde.

Kuidas saavad meeskonnaliikmed üksteist kõige paremini toetada?

Tundke üksteise vastu huvi, mitte ainult selle järgi, mida teha, vaid ka seda, kuidas teha. Näiteks artiklite kirjutamine: küsida mitte millal ja mida sa valmis saad, vaid ka seda, kuidas see käima peaks, kuidas sellega läheb, millega ma saaksin sind aidata. Natuke täpsem ja põhjalikum peab olema. Kontoris teeme me seda kõike hoomamatult ja iseenesestmõistetavalt, kaugtöö korral peab seda teadlikumalt tegema, pidades siiski silmas, et me üle ei pingutaks. Oletame, et artiklite kirjutajaid on mitu, tähtaeg on kell 14:00 ja kõik kümme kirjutajat saadavad oma töö kella 14-ks – siis on toimetajal hetkega ülekoormus. Mis saab siis, kui mitmed inimesed hilinevad oma töödega, jäävad liiga kauaks pusima või võtavad muid töid vahele? Kogu meeskonna töörütm on sellega segi paisatud. Selle poolega peab hoolikamalt tegelema ja üksteisega rohkem arvestama.

Mida olete oma meeskonnaga sellest olukorrast õppinud?

Kõige olulisem – kui hoiad omadega kontakti ja oled kindel, et saad hakkama, siis saad hakkama, kui sul on hea meeskond! Hoolimata sellest, et tavapärane kokkusaamine on oluliselt vähenenud või lausa ära keelatud, siis tuleb ikka leida aeg, koht ja võimalus, kuidas omavahel kontakti hoida ja suhelda.

Ühendage kasulik ja meeldiv tervislikuga. Võtke ette ja käige iga päev ühe meeskonnaliikmega koos jalutamas, umbes tunnike. Saage kokku, tehke metsas või pargis jalutuskäik. Saate omavahel rääkida, jalutada, värsket õhku hingata, kontakti hoida ja ennast hästi tunda.

Pöörake oluliselt rohkem tähelepanu inimestele inimesena, mitte töötajana ja töötegijana. Arvestage, et kodukontori keskkond on üpris teistsugune. Seega rohkem mõistlikku inimlikku suhtumist! Oluline on see, et päeva ja nädala lõpuks peab joone alla saama korraliku tulemuse. Siis on kõik hästi.

Avaldatud Buduaari (buduaar.tv3.ee) nipinurgas